Архив глазами профессионала

10.05.2017
Комментариев: 0



Как организовать архивное хранение конфиденциальных документов в офисе? В чем особенности архива и можно ли его сделать своими руками? Почему удаленное хранение считается более надежным? На все эти вопросы отвечает профессиональный архивист Надежда Лифшиц. Мы попросили Надежду говорить максимально простым, понятным каждому языком.

Хранение конфиденциальных документов в офисе

В идеале у каждой компании, даже самой маленькой, должен быть свой архив. На практике мы регулярно сталкиваемся с тем, что несколько самых важных бумаг хранятся в сейфе у руководителя или главного бухгалтера, а все остальное представляет собой дезорганизованный склад. Разобраться в таких залежах не под силу ни рядовым сотрудникам фирмы, ни ее начальнику, в итоге, с каждым днем ситуация только ухудшается.

Конечно, такое положение нельзя назвать архивом. И если уж очень хочется держать документы в офисе, то нужно сделать все по правилам.

Нас часто спрашивают, с чего начать? Ответ прост: с тщательного изучения законов и понимания, какие бумаги вам нужны, а какие нет. Поверьте моему опыту, примерно треть листов, которые вы бережно храните — это мусор.

Как только вы разобрались с тем, что подлежит хранению, а что нет, можно приступать к созданию архива.

Особенности архива в офисе

Многие считают, что архив — это рассортированные по типу и срокам хранения документы. Это отчасти верно, но только лишь отчасти. Ни в коем случае нельзя забывать про такую важную часть, как опись! Или каталог. Называйте, как хотите, хоть «амбарной книгой», но сделайте ее обязательно!

На «бытовом» уровне можно действовать так. Каждому документу присваивается порядковый номер, а в каталоге указывается максимум информации: тип бумаги, дата, срок хранения, место расположения в архиве и т.д.

Удобнее пользоваться специальными программами, которые позволяют быстро находить нужный файл по разным типам запросов.

Возможно ли сделать архив самому? Да! Сложно ли это? Да! Поэтому если вы не хотите тратить свое время, то лучше довериться профессионалам.

Чем лучше удаленное хранение документов?

Прежде всего, тем, что за все отвечают архивисты. В одной статье сложно раскрыть все тонкости профессии, которой обучаются пять лет в университетах. Но одно можно сказать точно: там, где специалист не сделает ни одной ошибки, дилетант, даже очень талантливый, может допустить крошечную неточность, которая потянет за собой множество проблем в будущем.

Но главное даже не это. Профессиональные хранилища максимально надежно защищают бумаги клиента, не только от его собственных ошибок, но и (что более важно) от огня, затопления, воров, конкурентов, злоумышленников, от гниения и плесени, от жучков и многих других бед.

Дело в том, что современные хранилища — это идеально продуманные помещения, с множеством систем защиты. Температура, освещение, влажность воздуха — все это регулируется с помощью компьютерных систем. В таких местах нет пыли (как и в музейных хранилищах), нет яркого света, короба с бумагами никто не двигает с места на место без необходимости.

Кроме того, все единицы хранения зашифрованы, то есть там нет коробок, на которых написано: «Трудовые договоры ООО «Дедка и Репка», там написан только лишь шифр, поэтому даже сотрудники самого архива не получат несанкционированный доступ к содержимому.